Informace o zpracování osobních údajů

Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás prioritou. Vypracovali jsme tento přehled základních aspektů zpracování Vašich osobních údajů, abychom Vám mohli poskytnout informace o tom, jakým způsobem a proč zpracováváme Vaše osobní údaje, a rovněž o Vašich právech a způsobu, jakým je můžete uplatnit. Ke zpracování Vašich osobních údajů dochází zejména na základě a pro účely plnění smlouvy a dále na základě zákonných povinností. Nad rámec těchto agend dochází v některých případech ke zpracování Vašich osobních údajů také pro ochranu práv a zájmů správce či pro zajištění propagace a informovanosti o relevantních novinkách. V případě jakýchkoli dotazů se na nás můžete kdykoliv obrátit prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.

A. Zpracovávané osobní údaje, jejich zdroje a doba uchování

V rámci předmětné činnosti dochází ke zpracování osobních údajů fyzických osob, tedy jak Příjemců a případně jejich zákonných zástupců, tak i Poskytovatelů a osob vystupujících na straně Poskytovatele, a dále ostatních osob zapojených na plnění předmětných činností jakožto subjektů údajů. Tyto údaje jsou získávány zejména při registraci, kdy je nám poskytujete přímo Vy, a dále například při nabídce a využívání předmětných činností v portálu Aktivní město a naší komunikací s Vámi. Pro přehlednost jsme zpracovávané osobní údaje rozdělili do několika kategorií s obsahem a ve skladbě nezbytných osobních údajů, a to pro jednotlivé účely a právní základy pro zpracování osobních údajů subjektů údajů:

  • Identifikační údaje, jako je například: jméno, příjmení, titul, podpis, datum narození, Tyto údaje jsou pro nás důležité, neboť chceme mít jistotu, že kontaktujeme tu správnou osobu, tedy Vás.
  • Kontaktní údaje, jako je například adresa trvalého pobytu, elektronická adresa a telefon. Tyto jsou nezbytné k tomu, aby s Vámi v případě potřeby správce byl schopen komunikovat a plnit smlouvu.
  • Údaje o plnění smlouvy
  • Údaje o příspěvku a jeho čerpání, jako je například: záznam o udělení příspěvku či údaje o čerpání příspěvku.
  • Údaje o komunikaci s Vámi, jako jsou například: údaje o odeslání komunikace nebo záznamy komunikace a údaje o čtení zpráv.
  • Informace z průzkumů a uživatelského hodnocení, jako jsou například údaje o Vašem hodnocení a referencích k portálu Aktivní město.
  • Údaje o používání portálu Aktivní město, jako jsou například záznamy o přístupech do portálu Aktivní město. Užíváním prostředí internetu a přihlášením se do webového nebo aplikačního rozhraní portálu Aktivní město automaticky odesíláte IP adresu svého zařízení. Umíme tedy detekovat číslo sítě a podsítě, ve které se nachází Vaše zařízení. Pokud jste ve svém prohlížeči povolil/a ukládání tzv. cookies, jejich prostřednictvím k nám posíláte další informace, například o stránkách, které navštěvujete, o uživatelských předvolbách na Vašem počítači nebo mobilním telefonu. Z Vašeho nastavení profilu umíme dále odečíst uložené adresy a profily, nastavení případných newsletterů, push notifikací, nebo vaše hodnocení služeb. Z logů, kde se také z bezpečnostních důvodů zaznamenávají informace o Vaší aktivitě v portálu Aktivní město, umíme odečíst délku jednoho přihlášení, úkony, které jste v portálu Aktivní město prováděl/a, a také informace o údajích vyplněných do formulářů. Pro optimální zobrazení portálu Aktivní město a služeb využíváme informaci o Vašem operačním systému (například Windows, macOS, Android, iOS), jeho verzi a technická data o zařízeních, ze kterých se přihlašujete (například typ Vašeho chytrého telefonu). To nám pomáhá neustále vylepšovat naše služby a přizpůsobovat je Vašim technickým možnostem.

B. Využívání souborů cookies a dalších technologií při zpracování Vašich osobních údajů

Pokud navštívíte portál Aktivní město, do Vašeho zařízení ukládáme a následně z něj čteme malé soubory, tzv. cookies. Cookie je malý soubor, který ukládáme ve Vašem internetovém prohlížeči nebo pevném disku Vašeho počítače či mobilního telefonu. Některé cookies nám umožňují propojit Vaše aktivity během prohlížení v portálu Aktivní město od chvíle, kdy otevřete okno webového prohlížeče, do okamžiku, kdy jej zavřete. Ve chvíli, kdy zavřete okno internetového prohlížeče, se tyto cookies vymažou. Jiné zůstávají v zařízení po nastavenou dobu a aktivují se pokaždé, když navštívíte webovou stránku, která konkrétní cookie vytvořila. Dále používáme pixelové značky (také známé jako web beacons), což jsou malé obrázky, které mají podobnou funkci jako cookies. Oproti cookies, které jsou ukládány na pevném disku Vašeho počítače, jsou pixelové značky pevnou součástí webových stránek. O všech těchto technologiích budeme pro zjednodušení v tomto dokumentu dále mluvit jako o cookies. Cookies do Vašeho zařízení nejen ukládáme, ale také čteme ty cookies, které do Vašeho zařízení uložil náš web.

Některé cookies do Vašeho zařízení ukládá přímo náš web. Tyto cookies nám pomáhají:

  • identifikovat Vás při přecházení mezi jednotlivými stránkami v portálu Aktivní město a při opětovných návštěvách, například abychom si mohli zapamatovat Vaše přihlášení z konkrétního zařízení a nežádat Vás opakovaně o přihlašovací údaje, nebo abychom si uložili, kterou verzi portálu Aktivní město Vám máme zobrazit, pokud portál Aktivní město nabízí v danou chvíli více variant;
  • zaznamenat si, že jste nám udělili souhlas dle tohoto dokumentu, popř. zda jste např. nabídli účast v určitém průzkumu;
  • se zajištěním bezpečnosti, například abychom zkoumali, zda někdo nezneužil Vaše připojení k portálu Aktivní město a nejedná místo Vás;
  • evidovat, zkoumat a odstraňovat poruchy a nefunkční součásti portálu Aktivní město;
  • sledovat návštěvnost portálu Aktivní město, jeho jednotlivých stránek, vytvářet statistiky a přehledy a měřit účinnost jednotlivých nabídek;
  • zobrazovat Vám různé varianty portálu Aktivní město, pokud testujeme nové funkcionality;
  • přizpůsobovat pro Vás obsah portálu Aktivní město.

 

Takové cookies a další soubory jsou nezbytné pro fungování portálu Aktivní město. Pokud ve svém prohlížeči zablokujete tyto cookies, portálu Aktivní město nemusí fungovat správně a my Vám nemusíme být schopní poskytovat naše služby.

Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu nejdéle 6 měsíců, resp. v případě cookies do doby vypršení jejich platnosti či jejich odstranění z Vašeho zařízení. Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku.

Údaje o Vašem chování v portálu Aktivní město nezískáváme pouze z cookies. Doplňujeme je také o následující údaje:

  • IP adresa Vašeho zařízení (adresa Vašeho zařízení, pomocí které komunikujete s jinými zařízeními v síti internet);
  • MAC adresa (adresa zařízení, pomocí které komunikujete s jinými zařízeními v místní síti),
  • operační systém Vašeho zařízení, jeho verze a jazykové nastavení;
  • prohlížeč, který na svém zařízení používáte, jeho verze a jazykové nastavení;
  • adresa webové stránky (URL adresa), ze které přicházíte na web;
  • záznamy o datové komunikaci mezi Vaším zařízením a webem.

 

Do Vašeho zařízení ukládáme z popsaných důvodů následující cookies:

C. Účel a právní základ pro zpracování

Osobní údaje, jejichž kategorie jsou podrobněji popsány v předchozí kapitole, mohou být zpracovávány pro níže identifikované účely zpracování, a to vždy na základě uvedeného právního titulu, po níže stanovenou dobu a pouze v definovaném rozsahu:

 

C.1 Zajištění účasti subjektu údajů v programu Aktivní město a ověření jeho nároku na příspěvek

Pro tento účel jsou zpracovávány osobní údaje v následujícím rozsahu:

  • Identifikační údaje;
  • Kontaktní údaje;
  • Údaje o plnění smlouvy
  • Údaje o příspěvku a jeho čerpání;
  • Údaje o používání portálu Aktivní město; a
  • Údaje o komunikaci s Vámi;

na základě právního titulu plnění smlouvy se subjektem údajů, a to po dobu účinnosti uzavřené smlouvy a plnění povinností vyplývajících z této smlouvy.

 

C.2 Umožnění užívání portálu Aktivní město

Pro tento účel jsou zpracovávány osobní údaje v následujícím rozsahu:

  • Identifikační údaje;
  • Kontaktní údaje;
  • Údaje o používání portálu Aktivní město; a
  • Údaje o komunikaci s Vámi;

na základě právního titulu plnění smlouvy se subjektem údajů, a to po dobu účinnosti uzavřené smlouvy a plnění povinností vyplývajících z této smlouvy.

 

C.3 Interní evidence a ochrana práv a zájmů

Pro tento účel jsou zpracovávány osobní údaje v následujícím rozsahu:

  • Identifikační údaje;
  • Kontaktní údaje;
  • Údaje o příspěvku a jeho čerpání;
  • Údaje o používání portálu Aktivní město; a
  • Údaje o komunikaci s Vámi;

na základě právního titulu oprávněného zájmu správce na ochraně jako právních nároků, a to po dobu trvání promlčecí doby, včetně doby pokrývající její případné stavení či přerušení, typicky však ne déle než 16 let po ukončení uzavřené smlouvy.

 

C.4 Plnění zákonných povinností

Pro tento účel jsou zpracovávány osobní údaje v následujícím rozsahu:

  • Identifikační údaje;
  • Kontaktní údaje; a
  • Údaje o plnění smlouvy;

na základě právního titulu plnění právní povinnosti zejména z oblasti daňové a účetní, a to po dobu stanovenou jednotlivými zvláštními zákony.

 

C.5 Propagace portálu Aktivní město, informování o novinkách

Pro tento účel jsou zpracovávány osobní údaje v následujícím rozsahu:

  • Identifikační údaje;
  • Kontaktní údaje;
  • Údaje o plnění smlouvy;
  • Údaje o příspěvku a jeho čerpání;
  • Údaje o používání portálu Aktivní město;
  • Údaje o komunikaci s Vámi; a
  • Informace z průzkumů a hodnocení;

na základě právního titulu oprávněného zájmu správce na propagaci portálu a zajištění informovanosti poskytovatelů a dalších subjektů o nejaktuálnějších novinkách, včetně získávání zpětné vazby subjektů údajů (hodnocení/reference) k portálu, a to po dobu nejdéle 6 měsíců po ukončení účinnosti uzavřené smlouvy.

 

C.6 Propagace aktivit a služeb dárce a objednatele služby Aktivní město

Pro tento účel jsou zpracovávány osobní údaje v následujícím rozsahu:

  • Identifikační údaje;
  • Kontaktní údaje;
  • Údaje o plnění smlouvy;
  • Údaje o příspěvku a jeho čerpání;
  • Údaje o komunikaci s Vámi; a
  • Informace z průzkumů a uživatelského hodnocení;

na základě právního titulu oprávněného zájmu správce na propagaci jeho účasti v programu Aktivní město, včetně získávání zpětné vazby subjektů údajů (hodnocení/reference) k jeho účasti v programu, a to po dobu nejdéle 6 měsíců po ukončení účinnosti uzavřené smlouvy a ukončení plnění povinností vyplývajících z této smlouvy.

 

C.7 Informování o novinkách, akcí a projektech třetích stran

Pro tento účel jsou zpracovávány osobní údaje v následujícím rozsahu:

  • Identifikační údaje;
  • Kontaktní údaje;
  • Údaje o používání portálu Aktivní město; a
  • Údaje o komunikaci s Vámi;

na základě právního titulu souhlas, a to po dobu účasti v portálu Aktivní město, nebo do odvolaní souhlasu. Aktuální seznam třetích stran je dostupný zde.

 

C.8. Zlepšování služeb

Pro tento účel jsou zpracovávané osobní údaje v následujícím rozsahu:

  • identifikační údaje;
  • kontaktní údaje;
  • údaje o plnění smlouvy;
  • údaje o příspěvku a jeho čerpání;
  • údaje o použití portálu Aktivní město;
  • údaje o komunikaci s Vámi;

na základě právního titulu oprávněného zájmu správce na zlepšování jeho služeb, včetně nahrávek telefonických hovorů, a to po dobu 2 let od získání takových údajů.

D. Správci osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů je dle odst. G.1 subjekt (dárce/objednatel služby Aktivní město) zajišťující zejména účast Poskytovatele a Příjemce v programu Aktivní město a ověření jeho nároku na příspěvek, a to zejména právě pro účely uvedené výše v bodech C.1, C.3, C.4, a C.6.

Správcem osobních údajů je dle odst. G.2 rovněž společnost Up Česká republika s.r.o., IČO 62913671, se sídlem Praha 4, Zelený pruh 1560/99, PSČ 140 00 (dále jako „Up ČR“). Ta zpracovává osobní údaje pro účely uvedené výše v bodě C.2, C.3, C.4, C.5, C.7 a C.8.

E. Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu jsou předávány?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracovávají správci uvedení v těchto Informacích. To znamená, že tito stanovují shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďují, určují prostředky zpracování a odpovídají za jejich řádné provedení.
Pro výše uvedené účely dochází k zapojení těchto kategorií zpracovatelů:

  • Subjekty podílející se na provozu portálu Aktivní město:
    – C.D.Holding Internationale – se sídlem 9/11 boulevard Louise Michel, 92230 Gennevilliers, Francouzská republika; IČO: 51885628100028; DIČ: FR58518856281
    – Cluster Design s.r.o. – se sídlem Slibná 204/6, Štěrboholy, 102 00 Praha 10; IČO: 24224812; DIČ: CZ24224812
    – Move Up Solutions SAS – se sídlem 9/11 boulevard Louise Michel, 92230 Gennevilliers, Francouzská republika; IČO: 82440041000018; DIČ: FR02824400410
    – Spring systems s.r.o. – se sídlem Hlavní 536/73, Záběhlice, 141 00 Praha 4; IČO: 24140422; DIČ: CZ24140422
    – ÚVT, s.r.o. – se sídlem Nad Trnkovem 1667/11, Záběhlice, 106 00 Praha 10; IČO: 25701118; DIČ: CZ25701118
  • Subjekty podílející se na službách zákaznického centra zpracovatele:
    – O2 Czech Republic, a.s. – se sídlem Za Brumlovkou 266/2, Praha 4 – Michle, 140 22; IČO: 60193336; DIČ: CZ60193336
  • Subjekty podílející se na službách rozšířené produktové a servisní podpory zpracovatele:
    – Inveo.cz, s.r.o. – se sídlem Rohanské nábřeží 693/10, Karlín, 186 00 Praha 8, IČO: 28541669; DIČ: CZ28541669
    – SEVITECH CZ s.r.o. – se sídlem Na strži 2102/61a, Krč, 140 00, Praha 4; IČO: 07081561; DIČ: CZ07081561
  • Subjekty zapojené do procesu obchodní a marketingové komunikace, jako jsou osoby zajišťující e-mailové rozesílky
    – The Rocket Science Group LLC – se sídlem 675 Ponce De Leon Ave NE Ste 5000 Atlanta, GA, 30308-2172; EIN: 582554149

Může dojít k situaci, kdy bude nezbytné Vaše údaje předat na základě zákona (zejména soudům a policii při výkonu jejich zákonných pravomocí) a případy, kdy budou tyto údaje pro dosažení výše uvedeného účelu předávány státním orgánům či třetím osobám (zejména osobám poškozeným protiprávním jednáním).

F. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Stejně jako správci mají svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

 

F.1 Právo odvolat souhlas

Vámi udělený souhlas můžete kdykoli odvolat. Tímto však není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

 

F.2 Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje jsou o Vás zpracovávány, za jakým účelem, po jakou dobu, kde jsou získávány, komu jsou předávány, kdo všechno je zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděli v těchto Informacích o zpracování osobních údajů. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje jsou o Vás zpracovávány, můžete požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou ze strany správce skutečně zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup můžete správce požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytne bezplatně a další kopie s poplatkem.

 

F.3 Právo na opravu

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které jsou o Vás zpracovávány, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, aby tyto bez zbytečného odkladu byly opraveny, popřípadě doplněny.

 

F.4 Právo na výmaz

V některých případech máte právo, aby Vaše osobní údaje byly vymazány. Vaše osobní údaje správce bez zbytečného odkladu vymaže, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

  1. Vaše osobní údaje již nejsou potřeba pro účely, pro které docházelo k jejich zpracování,
  2. využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) a správce shledá, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemá, nebo
  3. ukáže se, že správcem prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

 

Toto právo se nicméně neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

  1. splnění právní povinnosti správce,
  2. účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo
  3. určení, výkon nebo obhajobu právních nároků správce.

 

F.5 Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Správce zpracování osobních údajů musí omezit, když:

  1. popíráte přesnost osobních údajů, než dojde k dohodě, jaké údaje jsou správné,
  2. správce Vaše osobní údaje zpracovává bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musí), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste správci v budoucnu takové údaje stejně poskytli),
  3. Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
  4. vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Po dobu, po kterou dochází k šetření, je-li Vaše námitka oprávněná, je správce povinen zpracování Vašich osobních údajů omezit.

 

F.6 Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě oprávněného zájmu správce. Správce přestane Vaše osobní údaje zpracovávat, pokud nebude mít závažné oprávněné důvody pro to, aby v takovém zpracování pokračoval. V případě zpracování, které je pro účely přímé propagace, správce přestane zpracovávat Vaše osobní údaje bez dalšího.

 

F.7 Právo na přenositelnost

Máte právo získat od správce všechny Vaše osobní údaje, které jste mu Vy sami poskytli a které zpracovává na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje Vám poskytne ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Nicméně aby správce mohl Vaši žádosti vyhovět a údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracovává automatizovaně v jeho elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůže přenést vždy a za všech okolností údaje, které vede v například v listinné podobě.

 

F.8 Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to způsobem uvedeným níže v následující kapitole. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že správce Vaše osobní údaje zpracovává neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

G. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Minimální věk pro samostatné uplatnění práv při zpracování osobních údajů vymezených v části F.1 – F.7 je u Příjemce příspěvku 16 let.

  • G.1 Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, které zpracovává objednatel služby Aktivní město jako správce, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se na každého samostatného správce můžete obracet prostřednictvím jeho kontaktů uveřejněných při registraci do programu, a dále ve Vašem uživatelském účtu.
  • G.2 Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, které zpracovává Up ČR jako správce, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se na Up ČR můžete obracet prostřednictvím následujících kontaktů:
    – E-mail: [email protected] nebo [email protected]
    – Doručovací adresa: Up Česká republika s.r.o., Zelený pruh 1560/99, 140 00, Praha 4
    Aktuální kontaktní informace jsou dostupné na našich webových stránkách www.upcz.cz

Vaši žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, je správce oprávněn tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě bude informovat.

Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.